Column – Waarom Teams het wint van Outlook

Waar we eerder maar af en toe gebruikmaakten van online vergaderen, is dat tegenwoordig toch anders. Zowel met je eigen collega’s, als met (klant)relaties is het fijn om snel te kunnen schakelen, te kunnen chatten en met meerdere personen tegelijkertijd te werken. We gebruikten binnen VWC al langer Teams, maar we zien het gebruik er van nu echt toenemen. En ik denk zelfs dat het gebruik van Teams het straks gaat winnen van Outlook.

Wat kun je er dan mee?
De mogelijkheden van Teams zijn te veel om bij stil te staan. In het algemeen wordt Teams ingezet om online te vergaderen (met en zonder beeldbellen), te chatten met jouw collega’s en contacten, te werken in zelfgemaakte teams en bestanden met elkaar te delen. Wat mij betreft zijn dit ook de grootste voordelen van het programma.

Ik kan namelijk zelf een team samenstellen, waarin ik collega’s én externen samenvoeg. Dit communiceert makkelijk, bestanden die gedeeld worden zijn alleen binnen dit team zichtbaar en er hoeven geen mails meer doorgestuurd worden. De bestanden zijn ook direct binnen Teams te bewerken en met meerdere tegelijkertijd in te zien. Ben je aan het vergaderen en moet er een document bijgewerkt worden? Open het document in Teams, pas aan waar nodig en je teamgenoten zien direct de aanpassingen. Meerdere personen die input aan moeten leveren? Maak een document aan en vul het samen verder aan. Laat iedereen zijn eigen punten noteren, zonder het document steeds te moeten versturen naar de volgende persoon. Praktisch, en iedereen heeft de laatste versie bij de hand.

Hoe zit dat met data, rechten en privacy?
Teams is een onderdeel van het Office 365 pakket en maakt gebruik van de Nederlandse wetgeving. Data wordt alleen binnen Europa opgeslagen. Ook is als beheerder per organisatie en deelnemer de Teams-omgeving in te richten. Als beheerder kun je bepalen dat de ene deelnemer met externen kan communiceren en wanneer een andere deelnemer daar geen baat bij heeft, dit uitzetten. Zo is Teams geheel naar de wens van de organisatie in te richten.

En extra fijn; bij het online vergaderen kan niemand zomaar inbreken. Er wordt geen URL gedeeld of beschikbaar gesteld, alleen met de toestemming – door middel van een uitnodiging van de organisator – kun je mee vergaderen. En vergaderen kan vanaf een laptop of computer, maar net zo makkelijk via de app op de tablet en telefoon.

Leuke weetjes hoor ik je denken, maar waarom verslaat Teams dan Outlook?
Nu ik Teams zoveel gebruik de afgelopen maanden, denk ik dat we beide blijven gebruiken. Maar met één grote wijziging. Mailen via Outlook naar collega’s, dat gaat niet meer of zeer veel minder gebeuren. Teams verslaat Outlook op intern gebruik.

Teams gaat over verschillende vestigingen en thuiswerkplekken heen. Zijn er collega’s die je niet dagelijks ziet of waarmee het moeilijk is om een plek af te spreken? Stel zoals eerder gezegd zelf jouw eigen team samen, werk zelfs op afstand live samen en kijk met schermen mee. Daarmee boost je jullie projecten en communiceren gaat zoveel soepeler.

En waarom zou je een mailtje sturen met een korte vraag, terwijl je direct een chatbericht kunt sturen? Het gaat er in mijn ogen voor zorgen dat ook (overbodige) interne mails met korte mededelingen via Teams gaan lopen. Wil je weten of collega’s het hebben gelezen? Je hoeft niet meer van iedereen en mailtje met een antwoord te krijgen. Laat ze simpel reageren met een duimpje.

Het zorgt voor meer overzicht in jouw mailbox. Wat het gebruik van Outlook ook ten goede komt. Ik zeg: win-win.

Meer weten over (het gebruik van) Teams? Schroom niet om jouw vragen te stellen. Ik kijk graag hoe en wat toepasbaar is voor jouw werksituatie.

Bonustip van Klomp: Kleed je zoals je je naar je werk ook zou kleden. Via beeldbellen en -vergaderen is niet alleen jouw kleding te zien, ook jouw houding valt op. Zorg dat je je zelfverzekerd voelt met de juiste kleding (en een bedrijfsachtergrond achter je), dan sta je net zo sterk in je schoenen als met ‘gewone’ vergaderingen. 

Blog door: Jan Klomp | Teamleider Sales