Kopieermachine: wat staat er eigenlijk op?

Iedereen kent de Multifunctional Printer (MFP), op vrijwel elk kantoor staat er wel één, groot of klein. Maar weet iedereen op kantoor wat je er mee kunt, behalve kopiëren, scannen en printen? En wist u dat zo’n “kopieermachine” vaak meer onthoudt dan je denkt? Zeker nu we meer moeten gaan printen en meer gaan scannen naar Cloud ( Sharepoint, Microsoft 365, Cloud applicatie’s); dan moet veiligheid voorop staan toch?

Een harde schijf?

In de afgelopen jaren hebben wij talloze machines geïnstalleerd, zowel bij nieuwe als bij bestaande klanten.
Eén van de vragen die wij tijdens het vervangen van zo’n machine stellen is: “Wat moet er gebeuren met de informatie die op de kopieermachine opgeslagen staat?”.

Na het stellen van deze vraag krijgen wij vaak een niet begrijpende blik terug. Vaak realiseert iemand zich niet dat ook een kopieermachine informatie opslaat op een harde schijf.

“Wat moet er gebeuren met de informatie die op de kopieermachine opgeslagen staat?”

Beveiliging

Eigenlijk word er vooraf nooit over nagedacht dat een kopieermachine informatie opslaat. Alles in het bedrijf is goed beveiligd met een wachtwoord of sleutel en belangrijke documenten moeten verplicht worden vernietigd in een papiervernietiger.

Een kopieermachine daarentegen mag gewoon naar buiten gerold worden. Soms met het briefpapier nog in de papierlade. Niemand weet wat er met de (bedrijfsgevoelige) informatie gaat gebeuren die op de harde schijf van de machine staat. Niemand die er wat van zegt en vaak houdt u de deur nog even voor de installateur open ook.

Een tweede leven

Realiseert u zich alstublieft goed dat er een harde schijf in de kopieermachine zit waar belangrijke data op kan staan. Het komt zeker voor dat de machine nog een ‘2^e leven’ krijgt bij een ander bedrijf. U zit er vast niet op te wachten dat een ander bedrijf allemaal bedrijfsgevoelige informatie naar boven kan halen over uw organisatie.

Wilt u een gebruikte MFP? Vraag ons om advies.
In deze video kunt u goed zien hoe eenvoudig het is de informatie naar boven te halen die op de kopieermachine staat opgeslagen. Schrik niet van de documenten die gevonden worden!

Conclusie

Om dit soort gevallen te voorkomen kunt u bijvoorbeeld de ‘’End-of-Lease’’ functie activeren op bepaalde systemen. Dit zorgt ervoor dat alle vertrouwelijke data digitaal vernietigd wordt, voordat de MFP wordt opgehaald en teruggaat naar het (lease)bedrijf.

En als u dan toch bezig bent, kijk dan even of al het (brief)papier uit de lades is gehaald en of er niet per ongeluk nog een document op de glasplaat ligt.

Blog door: Henry van Dijk | Adviseur printen & scannen