Projectinrichting: hoe pak ik dat aan?

In mijn ogen is projectinrichting het verlengstuk van jouw merk. Het is de fysieke beleving van waar je voor staat als bedrijf. Het visitekaartje voor klanten, leveranciers én je medewerkers. Jouw bedrijfsfilosofie moet terugkomen.

Maar projectinrichting, wat is dat? Simpel gezegd, het is kantoorinrichting waarbij we verder kijken dan de meubels en het complete plaatje bekijken. Dus naast de meubels, tafels en stoelen nemen we ook de wanden, de vloeren en het plafond mee. Wanneer je ons inschakelt voor projectinrichting, dan pakken we van a tot z aan. Adviseren we over het ontwerp plus de producten en regelen, plannen, leveren en plaatsen we alles. Of het nu gaat om nieuwbouw, renovatie of een in-huis-verhuizing, dat maakt niet uit. Je hebt spreekwoordelijk gesproken maar één poppetje die je hoeft aan te spreken; dat scheelt een hoop in jouw planning.

Projectinrichting heeft vijf stappen: inventariseren, ontwerp, offertespecificatie, uitvoeren en afronden.

Hoe gaat projectinrichting dan in zijn werk?

Ik zie bij projectinrichting een aantal fases voor me. De eerste fase is inventariseren. Laat je niet afschrikken, want dit is het gedeelte dat je veel vragen van mij kunt verwachten. Door veel te vragen, kunnen we aan de voorkant al zo veel mogelijk tackelen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende vragen:

  • Wat vind je belangrijk?
  • Wat is het doel van het (her)inrichten van jullie kantoor?
  • Wat werkt nu wel en wat werkt niet?
  • Wat is de cultuur/business waarin je werkt?
  • Welke kleuren heb je in gedachten?
    • Wat zijn jouw huisstijlkleuren?
    • Wil je jouw huisstijlkleuren gebruiken?
      • Zo ja: wil je ze als hoofdkleur laten terugkomen?
      • Zo nee/Misschien: wil je ze in details laten terugkomen?
  • Welke materialen hebben jouw voorkeur?
  • Welke sfeer/uitstraling past bij jouw bedrijf?
  • Welke budgetten heb je beschikbaar?
  • Hoeveel medewerkers heb je?
  • Hoeveel werkplekken heb je nodig?
  • Hoeveel vergaderruimtes wil je?

De tweede fase gaat over het ontwerp. Hierin gaat onze studio jouw antwoorden, wensen en behoeftes omzetten naar een realistisch 3D-beeld. Ze tekenen dit al in, in jouw eigen ruimtes. Dit geeft een levensechte weergave, zodat je een idee hebt hoe het er uit komt te zien. Voor ons is ontwerpen een dynamisch proces. We schakelen met elkaar, wijzigen en passen aan, totdat iedereen tevreden is en we een passend ontwerp hebben. Vragen die hierin aanbod komen zijn onder andere:

  • Verwacht je in de komende jaren te groeien of te krimpen?
    • Door mee te geven wat jouw verwachtingen hierin zijn, kunnen we dat verwerken in het ontwerp. Op- en afschalen is later dan veel gemakkelijker, doordat vanaf het nulpunt als is nagedacht over de verschillende opties en mogelijkheden.
  • Welke producten kun én wil je hergebruiken?
    • Scheelt voor het milieu en jouw portemonnee. Denk hierbij wel na over de leeftijd van bepaalde producten, soms is het verstandig om toch nu al te vervangen.
    • TIP: Gaan er meubels weg die niet meer geschikt zijn voor kantoorgebruik, maar nog wel een ronde mee kunnen? Vraag eens of wij het kunnen herplaatsen of collega’s de items thuis kunnen gebruiken of doneer het aan het goede doel.
  • Hoe gebruik je openbare ruimtes, zoals de hal en kantine?
    • Moet het knus en gezellig zijn, wil je meerdere ‘hokjes’ voor rust of moet er een spelelement verwerkt worden? Dit heeft allemaal invloed op de ruimte.
  • Hoe gebruik je vergaderruimtes?
  • Hoe is de verdeling tussen flex- en vaste werkplekken?
  • Hebben we maatwerk nodig?
    • Denk hierbij aan meubels, vloeren en wanden.

Zijn al deze vragen verwerkt? Dan gaan we zitten om het ontwerp definitief te maken bij ons in het Experience Center. In ons Experience center hebben we verschillende stalen, materialen en voorbeelden, waardoor je gevoel gaat krijgen bij de sfeer in de ontwerpen en de projectinrichting echt voor je gaat zien. Wanneer we allemaal tevreden zijn, gaan we over naar het volgende punt.

Van tekening naar realiteit

In de offertespecificatie fase duiken we dieper in op het ontwerp. Je krijgt van ons een overzicht met alle onderdelen die voorkomen in het ontwerp. Van de type stoelen, bureaus en vergadertafels tot de vloeren, de verf op de muur en de gordijnen. De sfeermakers (planten, lampen, schilderijen, etc.) en akoestiek nemen we hier uiteraard ook in mee. Dit vertalen we direct in een offerte, waardoor je weet over welke bedragen jouw ontwerp gaat. Ook hier schakelen we weer met je en lopen we het met je door.

In de fase van het uitvoeren nemen wij de touwtjes verder in handen. Wanneer wij van jou weten wanneer we toegang hebben tot jouw gebouw, zorgen we voor een strakke planning. Hoe eerder we van jou(w aannemer) weten wat de planning is, hoe beter we onze planning er op aan kunnen sluiten. Hierbij onderscheiden we twee kanten: verbouwingswerkzaamheden en inhuizen met montage. Onder de werkzaamheden verstaan wij bijvoorbeeld het leggen van de vloer en het schilderen van de muren, dit moet uiteraard eerst voordat we spullen kunnen verhuizen. Met het tweede aspect bedoelen we het inhuizen, het plaatsen en in elkaar zetten van de meubels en de finishing touch van de inrichting.

En dan is het eindelijk zover. Jouw gebouw heeft een metamorfose ondergaan en ziet er weer tot in de puntjes verzorgd. Deze laatste stap is dan ook de fase van het afronden. We gaan na of alles is zoals we besproken hebben of je compleet bent en of er nog wensen voor de toekomst zijn. En last but not least: we geven nog een werkplekadvies. Onze kantoorinrichting specialisten komen langs om per persoon een werkplekadvies te geven over het zittend en staand werken, hoe de meubels en stoelen ingesteld kunnen worden en delen daarbij het werkplekpaspoort uit.

Mijn advies voor jou

Aansluitend op het proces zoals wij het hanteren, wil ik je graag alvast een paar tips meegeven. Denk voordat je start na over de akoestiek in jouw gebouw. Hoe prachtig strakke wanden en een gladde pvc-vloer ook is, het maakt van jouw ruimte een klankkast. Denk daarom vanaf het begin al na over de invulling van de ruimtes en combineer verschillende materialen. Een tapijtvloer, gordijnen of akoestische panelen kunnen hier al veel in oplossen. Aan de voorkant hierover stil staan, is vaak gemakkelijker dan achteraf toevoegen.

Ook wil ik je uitdagen om het vlekkenplan van nu, los te laten. Wat nu een werkplek is, kan misschien wel een mooi klein vergaderkamertjes worden. Wil je de kantine wel op de plek houden waar hij nu zit? Het is niet altijd even praktisch om kantine te verplaatsen, dat begrijp ik. Maar waar het vooral om gaat is om te kijken naar de ruimtes die je hebt en hoe je dit het meest optimaal kunt benutten.

En als laatst wil ik je vragen om na te denken over ergonomisch werken. Beweging stimuleren is echt supergoed en dat moet je zeker blijven doen. Schaf je een zit/sta-bureau aan? Let dan op dat je ook een passende stoel nodig hebt. Want als we zitten, moeten we goed zitten. We hebben maar één lijf en daar dienen we zuinig op te zijn.

Hoe kan ik jou daarin helpen? Ik ga graag met je in gesprek over projectinrichting. Om samen van jouw merk een fysieke beleving neer te zetten, medewerkers goed (zittend) aan het werk te hebben en het beste uit jouw bedrijf te halen.

Blog door: Erik van Wendel | Directie VWC Groep

terug naar overzicht

VWC Groep