Inrichting aanpakken in de zomervakantie?

In de zomer maak ik tijd vrij voor projecten. Projecten die ik heb uitgesteld of waar ik nog niet aan toe ben gekomen. En mijn advies is om ook voor jezelf te kijken wat je deze zomer van je to-do lijst kan afvinken. Wat zijn zaken die je graag nog aangepakt wilt hebben? Wil je opruimen of herindelen? Daar is de vakantieperiode zeker geschikt voor. Want als er minder mensen in het pand zijn, verlies je ook minder werkbare uren, wanneer je het kantoor op de kop gaat zetten.

Ook al lijken veranderingen klein, zoals met het wegwerken van kabels, het is fijn om op te ruimen. Om werkplekken functioneler en professioneler te maken, zodat jouw werkomgeving aangenaam blijft. Zeker als je kijkt naar kabelmanagement, dat is echt een klus dat altijd wordt uitgesteld. Terwijl wanneer je het netjes hebt weggewerkt, je meer ruimte hebt om te werken en je hebt tevens minder kans op storingen.

Maar waar begin je? Zelf kijk ik per afdeling en per werkplek wat realistisch is. Het is niet meteen nodig om een nieuw bureau aan te schaffen om dit voor elkaar te krijgen. Je kunt dit ook met andere methodes wegwerken. Losse kabelgoten of clips, we kijken naar de ruimte die je hebt en wat het meest passend is. Waarbij ik het wel van belang vind om goed te kijken waar de kabels (uiteindelijk) eindigen. Strakke kabels van bureau tot patchkast, dat is waar we naar streven.

Daarnaast is de zomerperiode ook een mooie tijd om de boel op te frissen. Je hebt geen compleet nieuwe inboedel nodig, om het er geheel anders uit te laten zien. Ik kijk met je mee op de plattegrond, zoek mee in de beste vloerindeling met het huidige en eventueel nieuwe producten. Daarin kijk ik naar het creëren van een fijne werkomgeving, waarbij ook kleur wordt toegepast. Een lik verf op de muur, andere lampen en wat groen: je zult zien dat het een heel ander kantoor lijkt. Ik merk dat als het kantoor wordt aangepakt, dat dit direct een positieve boost geeft in de productiviteit en de werksfeer.

Check de zintuigen

Want je hebt het liefst iedereen in een positieve bui op kantoor. Wanneer je niet weet waar je moet beginnen, kijk dan naar de zintuigen van de mensen en hoe die (over)belast worden op de werkplek. Zo kun je goed nagaan hoe het er voorstaat met het kantoor. Met bijvoorbeeld kabelmanagement, indelingen en een frisse kleur heb je ‘zien’ aangepakt. Dat is ook vaak het eerste wat opvalt, de overige zintuigen komen vaak op een tweede plek. En die kunnen wel zeker bijdrage aan een fijne werkomgeving.

De eerstvolgende op mijn lijstje is ‘horen’. Wat hoor je allemaal op de werkvloer? Zijn deze geluiden storend of aangenaam? Overvolle en drukke kantoortuinen behoren gelukkig steeds vaker tot het verleden, maar de akoestiek van een ruimte kan nog veel te wensen overlaten. Dit is vaak simpel op te lossen, door bijvoorbeeld akoestische scheidingswanden aan het bureau of platen aan het plafond. Geluid is niet alleen qua decibellen aanwezig, het kan ook voelbaar zijn in trillingen. Zijn dit trillingen die tegengegaan moeten worden of is dit toelaatbaar? Is er ruimte om dit te laten gaan of wil je bijvoorbeeld opnieuw isoleren?

En als we in de categorie ‘voelen’ blijven, zijn er luchtstromen die aangepast moeten worden? Hoe staat de (nieuwe) werkplekindelingen ten opzichte van ramen of deuren? Wanneer is de airco of klimaatbeheersing voor het laatst gecheckt? Trillingen en (vervuilde) luchtstromen zorgen niet alleen voor mopperende collega’s, ze kunnen hier ook ziek van worden en dat is uiteraard niet de bedoeling. Met CO2-melders, schoonmaken en de vloerindeling kun je hier zelf al grote stappen in zetten.

De laatste zintuigen zijn ‘ruiken en proeven’. Ik kom met regelmaat in kantoorpanden waar het wat muf ruikt. Vaak zijn dit de panden waar al jaren niets meer aan de luchtstromen en de indeling is gedaan. Er zijn veel gebouwen waar de ramen niet open mogen, in verband met de klimaatbeheersing. Logisch, maar in de zomer met veel mensen op kantoor is dat niet altijd even aangenaam voor de neus. Wat kun je hier in doen? Een grote opknapper is het tapijt dat op de vloer ligt. Deze kun je vervangen of goed laten reinigen door een professioneel bedrijf. Ook werk ik graag met geuren die jouw ruimte kunnen opbeuren. Het verschilt per grote wat er werkt, denk aan een geurende plant, geurstokje of een airdifuser.

In proeven kan ik met kantoorinrichting niet veel aan doen, mijn collega’s van de binnendienst kun je wel fantastisch helpen met een goede koffie en verschillende smaken cup-a-soup. Naast een voorraad, is het ook fijn om een vaste plek voor deze spullen te hebben. Staat dit in de kantine of heb je daar een aparte kast voor? Waar komen collega’s samen om een bakkie te doen? Hoe zorg je er voor dat de ruimte van jouw kantine of koffieplek uitnodigend is?

De volgende stap

Als je tot hier bent gekomen in mijn verhaal, heb je veel vragen en voorbeelden gelezen. Ik snap goed dat je dit niet meteen voor jezelf kunt toepassen; zie het als een eerste stap. Door voor jezelf te kijken waar de focus moet liggen, kan ik je verder helpen met de werkomgeving waar jullie van dromen.

En kom je tot de conclusie dat jullie toe zijn aan nieuwe bureaus, stoelen en andere kantoorinrichting? Schiet me aan en ik neem je mee in de mogelijkheden. Let wel, de levertijden zijn op dit moment langer dan wat we gewend zijn. Dus heb je het voor 2023 op de planning? Dan is dit al de juiste tijd om te starten met dagdromen over de nieuwe kantoorinrichting.

Wat ga jij deze zomer aanpakken? Nog wel een laatste tip: ga je schuiven met plekken in de zomervakantie, geef dit van te voren aan. Collega’s willen graag weten waar ze aan toe zijn en weten dat ze een nieuwe plek krijgen. Scheelt ook een hoop zoekwerk als ze terugkomen van vakantie 😉

Blog door: Sylvia Goosen | Adviseur Kantoorinrichting