Tips voor (werken in) een anderhalve meter kantoor

Het advies geldt om nog steeds zoveel mogelijk thuis te werken. Maar soms is het nodig om toch naar kantoor te komen. Om weer te mogen werken op kantoor, dient iedereen zich aan de maatregelen te kunnen houden. De meest lastige maatregel op kantoor lijkt tot nu toe het houden van anderhalve meter afstand. Want de meeste panden, kantoortuinen en werkplekken zijn niet ingericht om onder werktijd gemakkelijk afstand te houden. En hoe maak je een vergadering of pauze prettig, wanneer je met meerdere collega’s in een ruimte bent? Zijn er nog andere punten waar je rekening mee kunt houden?

Alvast een seintje vooraf: om een zo compleet mogelijke blog voor jullie te schrijven, is dit een lange blog geworden. Ik neem daardoor wat meer van jouw leestijd in beslag, zodat ik je zoveel mogelijk handvaten in deze nieuwe werkwereld kan geven. En ik beloof het goed te maken met vijf gratis downloads aan het eind van de blog!

Check de basis

De werksituatie is per kantoor en soms zelfs per afdeling verschillend, waarbij je een aantal dingen in het oog kunt houden. Zelf gebruik ik op dit moment een zelf samengestelde checklist. Deze checklist¹ zet ik in als basis, zodat ik een startpunt heb en samen met een kantoormedewerker loop ik deze lijst bij langs. Daaruit komen ook vanzelf extra punten, welke we ook meenemen.

  • Wat zijn de looproutes in het pand?
    • Van en naar ingang/uitgang
    • Van en naar afdelingen
    • Van en naar kantine
    • Van en naar koffieapparaten
    • Van en naar printers
    • Van en naar prullenbakken
    • Van en naar supplies
    • Van en naar wc’s
    • Overige looproutes
  • Is het mogelijk om bureaus verder uit elkaar te zetten?
  • Kunnen er rondom de beeldschermen spatschermen geplaatst worden?
  • Kunnen er schotten tussen gezamenlijke bureaus geplaatst worden?
  • Hoe gaan we flexplekken inzetten?
  • Is het mogelijk om in verschillende shifts te werken?
  • Is het mogelijk dat collega’s vaste thuiswerkdagen krijgen?
  • Waar komen meerdere collega’s samen (denk aan kantines en vergaderruimtes)?
    • Hoe kunnen deze ruimtes in gebruik blijven?
      • Hoeveel mensen kun je er ruimte technisch nog kwijt?
      • Hoe zorg ik dat mensen zich op hun gemak voelen in deze ruimte?
      • Heb ik (extra) hygiënemaatregelen in deze ruimte nodig?
    • Zijn er al mogelijkheden om collega’s/klanten/relaties mee te laten kijken op een (tweede) scherm?
    • Zijn er voor de werkplekken nieuwe benodigdheden nodig?
      • Thuiswerkplek: is alles goed ingericht om digitaal te werken en op afstand te werken?
      • Kantoorplek: is het nodig om vaste plekken aan te wijzen en/of bij flexplekken iedereen te voorzien van een eigen muis en toetsenbord?
    • Hoe ga ik om met de schoonmaak in het pand?
      • Hoe controleer je welke plek gebruikt is?
      • Welke items moeten dagelijks schoon worden gemaakt?
      • Wat kan er om de dag worden schoongemaakt?
      • Zijn er dingen die nu vaker/eerder opgepakt moeten worden?

Heb je de checklist doorgelopen? Dan heb je waarschijnlijk de meeste punten voor jouw pand kunnen invullen. Nu zul je in de praktijk ook tegen andere, onvoorziene zaken aanlopen. Schrijf ook deze punten op, om voor jezelf een duidelijk beeld te blijven houden en zien waar jouw focus gaat liggen.

Tips en trucs voor werken op kantoor

Wat kun je nu doen? Er zijn al een hoop oplossingen op de markt gekomen die je kunt inzetten. Een aantal van deze tips en trucs wil ik graag met je delen. Om te beginnen met de looproutes.

Looproutes

Mijn eerste tip is om waar het moet en kan met één ingang en één uitgang te werken en een uitgezette looproute² op de grond te gebruiken. Dan weet iedere medewerker, klant en relatie wat van hem verwacht wordt. Is het in jullie pand of winkel niet mogelijk om met een vaste route te lopen, maar heb je smalle gangen met tweerichtingsverkeer? Geef dan aan wie voorrang heeft. Het gedeelte van de gang waar je het minst goed anderhalve meter afstand kunt houden, die heeft voorrang. Dit kun je met bordjes³ weergeven.

Zijn er looproutes die overbodig zijn of verminderd kunnen worden? Waar we normaal zeggen: beweeg zoveel mogelijk door ook naar prullenbakken en het koffieapparaat te lopen, is dat nu niet zo. Beweging blijft nog steeds belangrijk, maar probeer deze nu door een pauzewandeling te krijgen. En niet door het op en neer lopen op de trap naar een andere printer. Extra looproutes kun je weghalen door extra prullenbakken, printpunten, koffieplekken of voorraadplaatsen voor kantoorartikelen aan te leggen. Hiermee voorkom je onnodig lopen en contact. Op plekken waar mensen zich verzamelen of moeten wachten, kun je gebruik maken van een lijn waarmee de juiste afstand wordt gehouden⁴.

Werkplekken

Naast de looproutes is er nog een ander belangrijk punt in kantoorpanden: de werkplekken zelf. Mijn advies is om eerst in kaart te brengen hoeveel en welke collega’s op kantoor moeten werken. Heb je hier voldoende plekken voor en kun je afstand houden? Dat is een fijn uitgangspunt. Wel kan het verstandig zijn om ieder een eigen bureau te geven, het kan namelijk zijn dat dit niet dezelfde plek is als dat iemand gewend is. Heb je meer mensen dan plekken? Kijk dan of het mogelijk is om in shifts te werken of om de dag. Zo zorg je dat wel iedereen iedere week een keer naar kantoor kan komen, maar het er niet onnodig druk wordt. Zorg in ieder geval voor voldoende hygiënepunten per afdeling of -pakketjes per werkplek. Dit kun je inkopen of zelf samenstellen. Hier wil ik ook zeker met je in meedenken en kijken wat voor jouw situatie werkt.

Zelf zie ik ook de meerwaarde in de zogeheten spatschermen rondom computerschermen en op vergadertafels. Een extra ‘barricade’ om anderen en onszelf te beschermen. Deze dienen dan wel frequent schoongemaakt te worden. Net zoals de bureaustoelen. De stof van bureaustoelen is niet iets waar we snel aan denken om schoon te maken, maar ook die is van belang. Gelukkig zijn daarvoor zelfreinigers te koop en zijn er bedrijven die dit op locatie schoonmaken. Mijn advies is om dit in ieder geval te doen, voordat de meeste bureaus weer gebruikt gaan worden.

Wel of niet schoon

Het aangeven dat een bureau gebruikt is, kun je met (dure) sensors inbouwen, maar je kunt dit ook zelf oppakken. Door bijvoorbeeld stoplichtlampen te gebruiken. Groen is dat het bureau beschikbaar is, met oranje is het bureau in gebruik en als je even van je plek bent zien je collega’s dat ook. Je zet het lichtje op rood wanneer je klaar bent. Dit is tevens het seintje voor schoonmaak, dat dit bureau schoongemaakt dient te worden. De schoonmaker is ook de enige die het licht weer op groen mag zetten.

In dit geval kun je lichtpunten ook vervangen door gekleurde post-its en het zelfde systeem als met de lichtjes aangeven. Wil je niet zoveel post-its gebruiken? Ook kun je met schoonmaak afspreken dat zij een post-it plakken op een schoon bureau. Wanneer het bureau wordt gebruikt, dan wordt de post-it weggehaald en is dit weer een seintje dat het bureau schoongemaakt dient te worden.

Naast dat bureaus regelmatig schoongemaakt moeten worden, is het ook verstandig om te kijken naar de opstelling. Zit er genoeg ruimte tussen de werkplekken? Waar het bij het ene kantoor werkt om een plek er tussen leeg te houden, werkt dat bij de ander niet. Dan is in shifts werken voor nu de makkelijkste oplossing. Voor de lange termijn stel ik dan voor om opnieuw jouw pand in te delen. Dit kan met nieuw en gebruikt materiaal. Denk dan bij gebruikt aan jouw eigen bureaus en nieuw bijvoorbeeld aan een sidewing waar drie man aan kan en je toch voldoende afstand tot elkaar hebt. Door aan te geven wat jouw oppervlaktes zijn, welke materialen je hebt en hoeveel mensen je idealiter een werkplek wilt geven, komen wij met een plan. Ik teken het voor je in met jouw eigen materiaal en neem het met je door waar je verbeteringen kunt aanbrengen. Zowel op de kantoorplekken als de vergaderruimtes en kantines.

Kantine

In de praktijk merk ik ook dat samen zijn in kantines voor bedrijven een lastig punt is. Waar mensen eerder gezellig en bijna op elkaar met zijn allen aan een lange tafel stonden of zaten, zie je nu dat er afstand wordt gehouden. En daardoor kunnen er vaak minder collega’s tegelijkertijd in de kantine zijn. Dit brengt voor sommige collega’s ook onzekerheden met zich mee, zij zullen daardoor sneller een broodje achter hun bureau eten. Natuurlijk is dat ook niet wenselijk. Het kan daarom werken om shifts af te spreken voor pauzes. Weten waar je aan toe bent en wanneer jij aan de beurt bent, brengt voor hen vaak al voldoende rust. Zijn shifts niet nodig omdat je genoeg ruimte hebt? Kijk dan hoe je jouw pauzeplek strategisch kan inrichten, zodat iedereen een plek heeft waar voldoende afstand gehouden kan worden. Door de afstand kan het zijn dat er in het begin een gespannen of onprettige sfeer hangt. Het is voor iedereen weer even wennen. Maak het wat losser door een spelletje te spelen. Gebruik bijvoorbeeld een smartphone om 30 seconds te spelen of vul een kletspot met vragen⁵ Doordat de focus ligt op de vragen, neemt dit de aandacht af van de andere opstelling.

Persoonlijke bubbel

Een laatste tip die ook voor de lange termijn toe te passen is, is het tekenen van een anderhalve meter cirkel. Teken een cirkel van anderhalve meter op de grond met tape of stickers, zodat voor iedereen helder is wanneer hij een ‘persoonlijke bubbel’ binnenstapt en dit zo veel mogelijk kan vermijden. Heb je werk waarbij je veel moet laten zien op een scherm en waardoor collega’s, klanten en relaties snel in jouw bubbel staan? Kijk dan of het mogelijk is om tegenover je een extra scherm neer te zetten. Zo kan een ieder op gepaste afstand met jou meekijken.

Voor al mijn tips geldt: deel de tips en het plan met je medewerkers en collega’s, zodat ze weten wat er voor maatregelen gelden in het pand. En durf elkaar er ook op aan te spreken. Alleen samen kunnen we er voor zorgen dat iedereen zich veilig voelt op kantoor.

Blijf in ontwikkeling

Doordat alle maatregelen die nu gelden zich blijven ontwikkelen, strenger of zachter worden, blijft het gebruik van werkplekken ook in ontwikkeling. Mijn grootste tip is daarom ook om iedere week voor jezelf stil te blijven staan. Klopt mijn kantoorplan nog? Heb ik iets nodig? Kan ik zo door of heb ik aanpassingen nodig?

Hulp nodig met kantooroplossingen? Om de checklist door te lopen of om te kijken hoe we jouw pand zo passend mogelijk kunnen inrichten, met of zonder nieuw materiaal? Of om je te helpen met het opstellen van hygiënepunten of hoe je jouw kantoorplan deelt met je collega’s? Laten we niet normaal maken, wat niet normaal is en vooral de menselijkheid op kantoor terug laten komen. Ik sta voor je klaar. Op gepaste afstand 😉

Downloads

Zoals beloofd nog een aantal downloads. Deze documenten zijn ook aan de hand van de cijfers in de tekst terug te vinden. Je hebt verder alleen nog een A4 printer, (sticker)papier, een pen, een schaar en plakband nodig.

  1. Checklist

Vink jouw punten digitaal aan of print hem uit op standaardpapier en vul hem met pen in.

  1. Pijlen voor looprichting

Print direct op stickerpapier, knip de pijlen uit en plak ze op de vloer of muren. Nog niet zeker over de looprichting? Je kunt de route ook afdrukken op standaard papier en met plakband uitzetten.

  1. Voorrangsbord

Print direct op stickerpapier en plak ze op de vloer of muren. Nog niet zeker over de looprichting? Je kunt het bord ook met standaard papier printen en met plakband ophangen.

  1. Afstandslijn

Print direct op stickerpapier, knip de lijnen uit en plak ze op de vloer. Nog niet zeker van de lijnen? Gebruik gewoon papier en plakband voor de korte termijn. Ook uitvergroot op A3 te printen.

  1. Kletspotvragen

Print op iets dikker papier, knip de vragen uit, stop ze in een pot en pak wat ontspanning in de pauze of breek het ijs tijdens een vergadering.

Blog door: Sylvia Goosen | Adviseur Kantoorinrichting

VWC Groep