Wanneer ben ik echt aan het digitaliseren?

In bijna ieder bedrijf in Nederland kom je het tegen. Grote archiefkasten tegen een wand die vol zitten met documenten zoals facturen, pakbonnen, garantiebewijzen en andere waardevolle documentatie. Op het eerste gezicht zou je zeggen: Niks mis mee. Maar klopt dat wel?

Steeds meer bedrijven willen hun archief graag digitaal beschikbaar hebben. Logisch zou je zeggen, aangezien dat veel ruimte scheelt en je jouw documenten ook op afstand kunt benaderen. Daarnaast blijven documenten behouden in het geval van inbraak of brand. Digitaal archiveren lijkt handig, maar waar moet je eigenlijk op letten?

Meer dan alleen digitaal opslaan

Natuurlijk kun je al je documenten inscannen en digitaal opslaan, maar dit is eigenlijk half werk. Je kunt veel verder gaan dan alleen het opslaan van een document. Je kunt bijvoorbeeld met software die OCR (Optical Character Recognition) bevat, ervoor zorgen jouw systeem kan ‘lezen’ wat er op een document staat. Aan de hand hiervan kun je veel processen eenvoudig automatiseren.

Misschien wel één van de beste voorbeelden hiervan is het factuurproces. Het factuurproces is één van de meest bewerkelijke documentstromen binnen een bedrijf of organisatie. Tenminste, als er geen digitalisering wordt toegepast. Goede OCR software herkent het factuurnummer, de factuurdatum, de afkomst van de factuur, additionele tekst en kan zelfs een boekingsvoorstel doen met de juiste bedragen.

Een ander voorbeeld van zo’n proces is het documenteren van additionele documenten. Zo kan OCR software diverse documentatie koppelen aan een serienummer van een product. Hierbij kun je denken aan certificaten, onderhoudshistorie of garantiedocumentatie. Hierbij geldt hetzelfde als bij het factuurproces. Ieder document kan volledig gelezen worden en wordt daardoor digitaal doorzoekbaar en daarmee sneller terug te vinden.

Conclusie

Deze twee voorbeelden geven een zelfde beeld: bij het inscannen is alles geautomatiseerd en dat scheelt veel tijd. Het proces verloopt vrijwel automatisch, waardoor er veel minder handelingen zijn die handmatig uitgevoerd worden. Hierdoor creëer je een kleinere foutmarge. Een mooie eerste stap.

Echter, de grootste winst komt pas later. Het terugzoeken van facturen en documenten gaat veel eenvoudiger. Je hoeft niet meer in archiefkasten te duiken, maar je kan je document digitaal terug vinden door te zoeken op inhoud. Deze stap scheelt gemiddeld 7 minuten per factuur/document!

Wil je als bedrijf graag het archief digitaliseren, kies dan voor de juiste software en een helder advies. Vraag een specialist die je verder kan helpen bij het vinden van een juiste oplossing. Een echte specialist hoort altijd jouw specifieke situatie als uitgangspunt te nemen.

Blog door: Wim Duitman | specialist software & web

VWC Groep