Benthem Gratama

Benthem Gratama Advocaten is een advocatenkantoor in Zwolle dat zich onderscheidt door een viertal specialisaties: Bouw & vastgoed, Agrarisch & Grondzaken, Onderneming & Organisatie en Familie & Gezin. Tijdens haar werkzaamheden maakt Benthem Gratama nog verrassend veel gebruik  van de printer, scanner en zelfs fax; want de communicatie, met name met de rechtbank, verloopt vaak nog op de ‘traditionele’ manier…

Op de vraag hoe belangrijk printen en scannen voor Benthem Gratama is, antwoordt Martijn Kerkdijk resoluut: “Heel belangrijk. De advocatuur is best traditioneel. De communicatie met de rechtbank verloopt grotendeels nog per post en papier. Daarnaast maken we nog regelmatig gebruik van de fax voor het versturen van documenten naar de rechtbank. Dat doen we echt nog met zo’n oud faxapparaat.” Intern regelt Benthem Gratama het anders. “De documenten die we binnenkrijgen worden meteen ingescand en in de meeste gevallen vervolgens vernietigd. We werken hier het liefst digitaal.” En dat geldt ook voor de communicatie met de relaties van Benthem Gratama. Dat gebeurt zo veel mogelijk via e-mail. “Het versturen van brieven gebeurt steeds minder”, aldus Martijn.

De scanners die VWC aan Benthem Gratama leverde, zijn volgens Martijn een bewuste keuze. “Een gescand pdf-document moet in ons geval doorzoekbaar zijn, oftewel: het moet het juiste format hebben. Dat is ook een eis die door de rechtbanken wordt gesteld. De scanner moet in dat geval over bepaalde functionaliteiten beschikken.” Voor de printers gelden volgens Martijn niet zulke specifieke eisen: “We willen in ieder geval in kleur kunnen printen, verder is het printen bij ons vooral rechttoe rechtaan-werk.” 

Over vijf jaar helemaal anders? 
Martijn verwacht dat printen en scannen in de toekomst een stuk minder belangrijk wordt in de advocatuur. “Er worden op dit moment al verschillende pilots gedraaid binnen de rechtbank met betrekking tot digitaal procederen. Ik ga er vanuit dat hun landelijke digitale systeem binnen nu en vijf jaar volledig is uitgerold.” Dit vraagt volgens hem wel om een compleet nieuwe werkwijze. “Tegen die tijd komen we waarschijnlijk bij VWC terecht voor grote iPads of laptops; want dan moeten we de processtukken digitaal kunnen lezen, bewerken en opslaan. Dit zal best even wennen zijn.”

VWC Groep