Groothuis Bouwgroep

Groothuis Bouwgroep maakte niet zo lang geleden de overstap naar VoIP. Een spannend traject dat best wat teweegbracht binnen het bedrijf. Want opeens alles omgooien naar internetbellen; dat was naar eigen zeggen ‘een flinke stap’.

Suzette ten Hoeve, teamleider afdeling facilitair bij Groothuis Bouwgroep vertelt: “Het idee om over te stappen naar internetbellen speelde al langere tijd binnen ons bedrijf. Uiteindelijk hebben we vorig jaar het besluit genomen om alles om te zetten naar VoIP.” Volgens Suzette zagen ze aanvankelijk best wat beren op de weg. “We waren voornamelijk bang dat we voor langere tijd niet bereikbaar zouden zijn. Dat is niet alleen bedreiging voor onze omzet, maar ook voor onze serviceverlening.”

Suzette ging het verandertraject in met een selecte groep collega’s,
maar naarmate de plannen vorderden werd ook de rest van het bedrijf erbij betrokken. “Je zag dat collega’s met veel vragen zaten. ‘Wat heb ik daaraan?’ ‘Wat zijn dan precies de voordelen van VoIP?’, ‘Zoals we nu werken gaat het toch prima?’ We moesten echt draagvlak creëren en laten zien welke kansen VoIP ons bedrijf kon bieden.” 

Uiteindelijk verliep de overgang naar VoIP verrassend soepel. “De grote switch werd gemaakt tijdens de lunchpauze; dat is het moment dat we de minste telefoontjes krijgen. Toen het nieuwe systeem draaide liepen we natuurlijk wel tegen praktische dingen aan; zo’n systeem werkt totaal anders dan je gewend bent. Gelukkig was er continu iemand van VWC aanwezig om hulp te verlenen bij vragen. In de weken daarna konden we problemen melden in een digitaal service portaal (via Sharepoint). Problemen werden dan bijna realtime opgelost.” 

Groothuis Bouwgroep wil het VoIP systeem in de toekomst graag nog verder uitbouwen en verbeteren, maar het secretariaat heeft al een flinke winst te pakken: “Doorverbinden, in de wacht zetten, meerdere lijntjes aannemen; het gaat allemaal een stuk sneller. Bovendien kun je altijd zien of iemand wel of niet bereikbaar is”, sluit Suzette enthousiast af.

VWC Groep